新形势下公立医院后勤合同管理信息化建设探析

山西省人民医院   刘硕

【摘   要】合同管理是公立医院后勤管理工作的重要内容之一。在大数据时代背景下，运用信息化手段对医院合同进行全生命周期的管理，可以有效提升管理水平，降低合同风险。本文从医院后勤合同管理信息化建设的必要性及意义为出发点，分析了信息化建设存在的不足，进一步探讨公立医院后勤合同管理信息化的有效策略，从而提高医院运营效率，助力医院发展。

【关键词】公立医院   合同管理   信息化   策略   

大数据时代背景下，伴随着公立医院后勤职能的不断扩大和合同业务量的快速增长，运用信息技术对合同实施管理与控制更科学、高效、便捷，能够实现信息资源共享；信息化合同管理以信息流的合理分配为导向对合同的制定过程进行全程控制，流程透明化，从而实现对合同的动态管理和精细化管理，减少了合同管理失误，以及不必要的法律纠纷，同时极大地节约了医院的运营成本，从而提高医院的经济效益。

1.1后勤合同管理信息化是公立医院提高核心竞争力的内部管理的需要[1]

随着科学技术的不断进步，信息化技术有力推动了医院合同管理工作的建设发展，且发挥着重要作用。通过运用信息技术，改变了公立医院后勤合同管理以往对人力的过度依赖，极大地提高了合同管理的质量与效率，使合同管理上升到一个新高度。由此可见，信息化的合同管理才是当前公立医院合同管理建设的新方向，更是提升医院后勤管理水平，促进公立医院可持续发展的必然趋势。

1.2  后勤合同管理信息化是公立医院管理现代化发展的客观需要，也是公立医院实现管理现代化的必然选择

合同管理是后勤管理工作中的重要内容之一，唯有其实现了信息化管理，才可以将医院的管理形成一个全面的整体。首先，信息化合同管理的科学规范，能够有效减少合同管理工作在流程上的失误，有效提升合同管理效率，保障了合同管理工作的顺畅实施；再者，信息化合同管理能够将公立医院合同管理水平提升到更高层面，这也是公立医院现代化管理走向高质量发展的必然选择。后勤合同管理信息系统的上线进一步推进了公立医院向信息一体化发展的进程。

1.3 后勤合同管理信息化可以提高合同管理的安全系数

保证医院经济利益合同是医院发展中的重要文件，如果丢失或者被盗取，将会直接造成医院的经济损失[2]。因此，保障合同安全是后勤合同管理的关键。信息化的合同管理系统则有效地提高了合同的安全性，进而维护了医院的经济利益。在传统合同管理模式下，合同一般是由合同负责人员线下保管，这对合同管理人员的职业素质和工作能力要求相当高，因此极容易出现管理疏漏等诸多安全问题，而信息化的合同管理系统则可以把合同内容以数字化的形态存储在计算机中，而且登陆验证才能够获取到合同信息，因此极大地提高了合同的安全性和保密性。

2.1 以信息化为手段的合同管理模式遵循标准化程序、固化流程、强化监管、完善服务的原则，记录、管理后勤合同的全过程，并监控各个重要节点，实现对合同的规范有序管理。

2.2 以信息化为手段的合同管理模式有利于后勤领导与后勤所属部门及时、全面了解各类合同项目的进展状况，实现信息资源共享，从而为准确获取信息、统计分析数据打好基础，为管理决策提供参考。

2.3 以信息化为手段的合同管理模式可以实现对医院后勤各类合同全生命周期的了解，并进行动态监控管理，有效防范合同风险发生，提高运营效率。

3.1合同管理信息化系统所包含的要素很丰富，涉及的管理细则也呈现多样化。在合同实施的过程中，需要做好订立、签署、覆行、归档等多个方面的管理，但是在当前的信息化系统中，所包含的要素不够全面，部分要素与实际工作不相符合，导致所呈现的管理效果受到局限。

3.2 在进行信息化系统建设的过程中未能做好调试工作，致使在实际运行的过程中存在着一定的风险问题，再加上后期维护工作不及时到位，增加了合同管理的成本与风险。

3.3 在信息系统标准化建设以及人员素质建设方面不够规范，与信息化的发展需求之间存在着较大的差距，给这一趋势的深入落实与全面发展造成了不利因素。因此，在接下来的建设与发展中，需要积极探索全新的发展对策。

4.1 做好合同管理系统功能规划与标准化建设

在构建信息化体系的过程中，需要明确后勤合同管理的发展目标，并对合同内具体的功能模块进行合理规划，从而保证所呈现的功能覆盖面更加全面、具体。同时根据发展目标构建符合自身需求的标准化体系，从而保证整个管理工作高效、有序的落实。在具体开发信息化体系的过程中，需要组织各个部门的人员进行全面、细致的沟通，就体系中需要包含的管理要素，以及功能模块的具体表现方式进行战略性的分析，从而保证系统的设置与规划更加符合实际的管理要求。同时根据工作实际加强对合同格式、内容的规范性设置，对不同环节、不同项目的合同模板进行分类管理，从而为后续应用提供便利条件。此外，还需加强合同档案模块的建设管理，为日后的发展战略提供必要的参考依据。

4.2 构建执行追踪机制，做好合同效期预警管理

在信息系统平台下进行合同监督管理，需建立合同执行追踪与反馈机制[3]，做好合同效期预警管理。首先，把合同的订立时间、生效日期，解约时间、履约进度等重要信息录入到系统中，系统可自动提醒可能存在的风险环节，实现对合同的实时监管和预警提醒[4] 。当合同进行到关键节点，相关人员即会得到提醒。针对合同类型设定不同的提醒模式，实现控制关口前移，以防范出现因违规而造成的经济风险。在执行过程中，系统会自动生成程序监控相关条款，同时监控合同中的权利与义务，根据录入系统的规定完成合同信息化管理，从合同签约登记到完结等全过程，实行信息实时的追踪反馈，保障合同的履行效果。

4.3 加大风险防范力度保证合同管理安全

在合同管理信息化建设中，风险防范至关重要。在系统管理平台中，按照合同项目类别建立风险数据库，可以梳理合同不同环节的风险点[5]。对物资采购合同、收支合同、基建合同等进行风险梳理，系统自动评估审核，并提示和预警合同出现的风险情况，并将问题及时报送到相关负责人，提醒其关注，有效防范合同履约管理风险。除此之外，还应强化后勤各部门的管理职责，并将责任落实到每个人。通过明晰责任，从而有效推进合同管理工作安全、顺畅进行。

4.4加强试运行调试与全面维护

在实施信息化管理的过程中，需要根据自身工作实际在合同管理方面提出的全新要求，并不断地对系统进行调试，以便可以及时发现系统中所存在的弊端和缺陷，利用先进的技术手段进行及时的改进与优化。并确立具体的维护周期，组织专业的技术人员定期的进行系统检修，以便可以发现其内部存在的安全隐患，并及时进行处理，从而保证合同管理的环境更加的安全，整个信息化系统运行状态更加稳定。

4.5 全面提升人员队伍素质

公立医院后勤管理部门为实现信息化革新的全面发展，应在合同管理领域，不断加强人员队伍全面培训，促使其形成良好的专业水平。首先，利用多种方式加强信息化管理理念的宣传，使员工对全新的管理理念形成正确的认识，积极参与到合同管理的工作中。同时，在信息化管理环境下，应遵守的相关规章制度及规范性的操作流程，并有针对性的进行培训，强化安全意识。以维护合同管理的安全性为重点进行培训，让管理人员充分认识到自身在保障合同信息安全性方面所具有的职能，规范操作信息化体系，实现合同信息高效化、安全性管理。

为顺应新形势发展，在大数据时代背景下，将信息技术与现代医院运营管理的深度融合，通过其高效、精准、管控有力的服务体系，不仅提升了医院后勤合同管理水平，保证合同规范、高效、安全运行，而且助力了医院高质量发展。

参考文献：

[1] 雷燕.关于综合型三甲医院合同管理信息化.中外企业家•下半月.2014（9）. 

[2] 聂冬.合同管理信息化建设分析.经济与管理科学 .2020（6）：113.

[3]李丽敏，赖春玲，郑海莹.公立医院合同管理信息一体化建设的实践探索.现代医院。2021年21卷8期1241-1244.

[4] 陆敏.基于HRP平台的公立医院合同管理内部控制信息化建设研究. 中国管理信息化.2021年2月，第24卷第4期.

[5] 傅玉，王友促，孙飞.基于HRP平台的医院合同管理内部控制信息化建设[J].经济研究导刊.2018（2）：181-183.